Review de Intervals, aplicacion web 2.0 de gestion de proyectos

¿ Que es Intervals, porque un review y como lo encontré?

En algún momento de mis quehaceres web surgió la necesidad de saber cuanto tiempo y dinero invertía en mi blog. Creo que fue en el momento que leí un post cuyo titulo cuestionaba: ¿Tiene sentido vender un blog personal?.

Entonces me pregunté, si algún día tendría que vender mi blog, ¿en cuanto lo vendería? ó ¿como calcularía su valor?, o simplemente me surgió la necesidad de contabilizar ¿cuanto tiempo y dinero invierto en mi blog?. Entonces se me ocurrió, que a parte del valor que puedan tener los posts, contándolo por palabras/extensión, por la importancia y originalidad de su contenido, por el número de visitas que atrae hacia el blog, también hay que añadir el costo del tiempo dedicado al mantenimiento del blog, y los gastos que conlleva como hospedaje, dominio y otros servicios; Si tuviese que vender mi blog, también incluiría la valoración de aspectos como posicionamiento, tráfico, comunidad, etc. Antes que todo eso hay que ver los ingresos que genera, por supuesto que no me refiero a este blog, sino a mi otro blog.

Entonces decidí buscar una herramienta web que me ayudara a llevar el seguimiento del tiempo que dedico al blog y los gastos que eso conlleva, lo primero que se vino a la mente fue revisar la base de datos de Office 2.0 de IT | Redux, como su nombre lo indica, es una magnifica base de datos de herramientas web 2.0 agrupadas por categorias (ejemplo, email, tiempo, presentaciones, procesador de textos, favoritos, etc), me fui a la parte de proyectos y empecé a revisar rápidamente cada una de las opciones y me dije, si en un vistazo rápido a cada una de ellas logro conseguir alguna que se aproxime a lo que busco, entonces no hay que buscar mas.

Tenia en mente que fuera algo básico para que no me quitara mucho tiempo (mejor dedicar más tiempo a producir que a administrar) a pesar de las limitaciones, pues solo quería controlar el tiempo y los gastos.

Encontré dos, 1time de Time Warden (Irlanda), e Intervals de Pelago Design (EE.UU), esta ultima me pareció mejor para mi propósito y es de la que vamos a hablar hoy.

¿Que es Intervals? y ¿Para qué sirve?

Es una aplicación web 2.0 para administrar/gestionar proyectos de diversas ramas, desde manufactura, producción, comercialización, servicios, construcción o proyectos de software, web o digitales. Permite monitorear el tiempo, las personas, las actividades y los gastos que conlleva un proyecto. Intervals es desarrollado por Pelago Design, una empresa con sede en Montecito, Santa Barbara, California, fundada en el año 2000.

¿Que ofrece Intervals?, características

Extraídas desde su pagina web, las características que me parecen más importantes son (features) son, que en promedio se puede decir que son con las que también cuenta sus competidores:

• Seguimiento global del tiempo, gestión de tareas, hitos y de flujo de trabajo.
• Contadores web (cronómetros) de tiempo para las tareas que pueden seguir funcionando aún si se cierra la pagina, pero también se pueden pausar y reanudar cuando quieras, esto es útil por ejemplo si hacer una actividad, te toma varios días, **Muy interesantes esta característica, puede llegar a ser muy útil, pero también poco practica, depende del uso que se le de.
• Vista en tiempo real costo de presupuestado vs. versus el actual.
• Potente elaboración de reportes, opción para facturación,  opción para exportar reportes a archivos de valores separados por coma (CSV).
• Vista de calendario con arrastrar y soltar.
• Envio semanal por mail de las hojas de tiempo.
• Almacenamiento de documentos y archivos.
• Algo de personalización como poner el logo de nuestra empresa y esas cosas.

Ventajas y Desventajas

• Permite llevar los gastos de al siguiente manera: Fecha, Gasto, Recargo, Nota (Descripción), Aunque esto debería ser algo standart en cualquier software de gestión de proyectos, en el caso de Intervals debe reconocerse como una ventaja porque algunos servicios web 2.0 no tienen esta opción o al menos no en sus versión gratuita, o no la tienen desarrollada adecuadamente.
• Hay otras, aplicaciones que ni siquiera llevan los gastos, como por ejemplo Zoho Project; o no llevan los gastos por fecha y esto puede ser incomodo es el caso 1time por ejemplo, los lleva como una simple lista de montos con descripción la cual se organiza solo por montos de mayor a menor.
• También permite hacer un porcentaje de recargo (ganancia) al los gastos para cobrárselos al «cliente».

Comparacion de los modulos para administrar los gastos (Expenses). 1time (Time Warden) Vrs Intervals (Pelago Design).Hacer cick para agrandar la imagen.

• Racionalizar el proceso de seguimiento de la gestión de tiempo y tareas, Dedique más tiempo a producir y menos tiempo a gerenciar, además le ayuda a mantener el alcance del proyecto y el presupuesto bajo control.
• Aumente de ingresos del proyecto, no deje ninguna sin facturar. Agilice la facturación, facture con anticipación y podrá cobrar más rápido.
• Centralice su equipo y sus procesos.
• Amigable para usuarios internacionales, soporta más de 50 monedas extranjeras, como Bolívares (Bs.), pesos, euros, etc. y la mayoría de los caracteres, incluyendo Unicode, mandarín y chino. 1time por ejemplo, no permite regionalizar la moneda, los costos o gastos deben llevarse en dolares $.
• Empiece de de inmediato, fácil de implementar, sin software que instalar (web 2.0).

Bugs y algunas características deseables

• Me sucedió que algunas veces al hacer clic en la pestaña «Time» de Intervals se cerraba el navegador, incluso grabé un vídeo y lo envié como bug; me respondieron que eso no les sucedía a ellos y no tenían forma de reproducirlo, pero que lo iban a tener en observación. Últimamente no me ha sucedido, así que pueden usarlo con confianza.

• Agregar costos o gastos a las tareas. Algunas tareas conllevan gastos adicionales mas allá del tiempo asignado a esa tarea, seria útil poder agregar los gastos a las tareas, por ejemplo: Tarea: Elaborar Manual de Normas y Procedimientos. Gastos: Copias, compra de un libro, etc. Así, cuando decida cobrar una tarea por separado pueda cobrar los gastos asociados a ella.

Gestión de tareas, hitos y de flujo de trabajo