Review de Intervals, aplicacion web 2.0 de gestion de proyectos

¿ Que es Intervals, porque un review y como lo encontré?

logo_intervals pelago design

En algún momento de mis quehaceres web surgió la necesidad de saber cuanto tiempo y dinero invertía en mi blog. Creo que fue en el momento que leí un post cuyo titulo cuestionaba: ¿Tiene sentido vender un blog personal?.

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Entonces me pregunté, si algún día tendría que vender mi blog, ¿en cuanto lo vendería? ó ¿como calcularía su valor?, o simplemente me surgió la necesidad de contabilizar ¿cuanto tiempo y dinero invierto en mi blog?. Entonces se me ocurrió, que a parte del valor que puedan tener los posts, contándolo por palabras/extensión, por la importancia y originalidad de su contenido, por el número de visitas que atrae hacia el blog, también hay que añadir el costo del tiempo dedicado al mantenimiento del blog, y los gastos que conlleva como hospedaje, dominio y otros servicios; Si tuviese que vender mi blog, también incluiría la valoración de aspectos como posicionamiento, tráfico, comunidad, etc. Antes que todo eso hay que ver los ingresos que genera, por supuesto que no me refiero a este blog, sino a mi otro blog.

Entonces decidí buscar una herramienta web que me ayudara a llevar el seguimiento del tiempo que dedico al blog y los gastos que eso conlleva, lo primero que se vino a la mente fue revisar la base de datos de Office 2.0 de IT | Redux, como su nombre lo indica, es una magnifica base de datos de herramientas web 2.0 agrupadas por categorias (ejemplo, email, tiempo, presentaciones, procesador de textos, favoritos, etc), me fui a la parte de proyectos y empecé a revisar rápidamente cada una de las opciones y me dije, si en un vistazo rápido a cada una de ellas logro conseguir alguna que se aproxime a lo que busco, entonces no hay que buscar mas.

Tenia en mente que fuera algo básico para que no me quitara mucho tiempo (mejor dedicar más tiempo a producir que a administrar) a pesar de las limitaciones, pues solo quería controlar el tiempo y los gastos.

Encontré dos, 1time de Time Warden (Irlanda), e Intervals de Pelago Design (EE.UU), esta ultima me pareció mejor para mi propósito y es de la que vamos a hablar hoy.

¿Que es Intervals? y ¿Para qué sirve?

Es una aplicación web 2.0 para administrar/gestionar proyectos de diversas ramas, desde manufactura, producción, comercialización, servicios, construcción o proyectos de software, web o digitales. Permite monitorear el tiempo, las personas, las actividades y los gastos que conlleva un proyecto. Intervals es desarrollado por Pelago Design, una empresa con sede en Montecito, Santa Barbara, California, fundada en el año 2000.

¿Que ofrece Intervals?, características

Extraídas desde su pagina web, las características que me parecen más importantes son (features) son, que en promedio se puede decir que son con las que también cuenta sus competidores:

  • Seguimiento global del tiempo, gestión de tareas, hitos y de flujo de trabajo.
  • Contadores web (cronómetros) de tiempo para las tareas que pueden seguir funcionando aún si se cierra la pagina, pero también se pueden pausar y reanudar cuando quieras, esto es útil por ejemplo si hacer una actividad, te toma varios días, **Muy interesantes esta característica, puede llegar a ser muy útil, pero también poco practica, depende del uso que se le de.
  • Vista en tiempo real costo de presupuestado vs. versus el actual.
  • Potente elaboración de reportes, opción para facturación,  opción para exportar reportes a archivos de valores separados por coma (CSV).
  • Vista de calendario con arrastrar y soltar.
  • Envio semanal por mail de las hojas de tiempo.
  • Almacenamiento de documentos y archivos.
  • Algo de personalización como poner el logo de nuestra empresa y esas cosas.

Ventajas y Desventajas

  • Permite llevar los gastos de al siguiente manera: Fecha, Gasto, Recargo, Nota (Descripción), Aunque esto debería ser algo standart en cualquier software de gestión de proyectos, en el caso de Intervals debe reconocerse como una ventaja porque algunos servicios web 2.0 no tienen esta opción o al menos no en sus versión gratuita, o no la tienen desarrollada adecuadamente.
  • Hay otras, aplicaciones que ni siquiera llevan los gastos, como por ejemplo Zoho Project; o no llevan los gastos por fecha y esto puede ser incomodo es el caso 1time por ejemplo, los lleva como una simple lista de montos con descripción la cual se organiza solo por montos de mayor a menor.
  • También permite hacer un porcentaje de recargo (ganancia) al los gastos para cobrárselos al “cliente”.
Comparacion de los modulos para administrar los gastos (Expenses). 1time (Time Warden) Vrs Intervals (Pelago Design)
Comparacion de los modulos para administrar los gastos (Expenses). 1time (Time Warden) Vrs Intervals (Pelago Design).Hacer cick para agrandar la imagen.
  • Racionalizar el proceso de seguimiento de la gestión de tiempo y tareas, Dedique más tiempo a producir y menos tiempo a gerenciar, además le ayuda a mantener el alcance del proyecto y el presupuesto bajo control.
  • Aumente de ingresos del proyecto, no deje ninguna sin facturar. Agilice la facturación, facture con anticipación y podrá cobrar más rápido.
  • Centralice su equipo y sus procesos.
  • Amigable para usuarios internacionales, soporta más de 50 monedas extranjeras, como Bolívares (Bs.), pesos, euros, etc. y la mayoría de los caracteres, incluyendo Unicode, mandarín y chino. 1time por ejemplo, no permite regionalizar la moneda, los costos o gastos deben llevarse en dolares $.
  • Empiece de de inmediato, fácil de implementar, sin software que instalar (web 2.0).

Bugs y algunas características deseables

  • Me sucedió que algunas veces al hacer clic en la pestaña “Time” de Intervals se cerraba el navegador, incluso grabé un vídeo y lo envié como bug; me respondieron que eso no les sucedía a ellos y no tenían forma de reproducirlo, pero que lo iban a tener en observación. Últimamente no me ha sucedido, así que pueden usarlo con confianza.
  • Agregar costos o gastos a las tareas. Algunas tareas conllevan gastos adicionales mas allá del tiempo asignado a esa tarea, seria útil poder agregar los gastos a las tareas, por ejemplo: Tarea: Elaborar Manual de Normas y Procedimientos. Gastos: Copias, compra de un libro, etc. Así, cuando decida cobrar una tarea por separado pueda cobrar los gastos asociados a ella.
Gestión de tareas, hitos y de flujo de trabajo
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Populismo Tecnológico: riesgos y recompensas – ReadWriteWeb

El populismo tecnológico esta vez no tiene que ver con Chavez. Antes de que todo el mundo se adhiera plenamente al las iniciativas de aplicaciones web de las cuales soy defensor 100%, hay algunas cosas a considerar. Aunque los usuarios están contentos con sus nuevos instrumentos que ofrecen a sí mismos, ¿cómo afecta esto el negocio?

Sarah Perez ha escrito un pedazo de articulo (muy bueno), en ReadWriteWeb, Technology Populism: Risks & Rewards, un interesante artículo sobre las nuevas tendencias tecnológicas web 2.0 y de las ventajas y desventajas de su aplicación en el entorno empresarial, así como su situación actual.

Me he entusiasmado mucho y aunque en principio iba a traducirlo resumidamente, me extendí y decidí incluirles mi punto de vista, aunque podemos compartir ideas si de verdad desean aprovechar esta información les recomiendo que lean el articulo completo en inglés.

Introducción
Gracias a más trabajadores amantes de la tecnologías, a la ubicuidad del ancho de banda, la colaboración en línea, y herramientas de redes sociales, es el trabajador individual, y no las organizaciones de TI, que están creando una nueva tendencia en los negocios, una tendencia que se llama “populismo de la tecnología”.

A pesar de la recompensa de utilizar instrumentos basados en la Web y la facilidad de uso que ofrecen, esta nueva tendencia tiene riesgos inherentes también. Y cualquier administradores de TI que esté haciendo caso omiso de la nueva abierta internet, y el poder que proporciona, también están haciendo caso omiso de los riesgos y amenazas de seguridad del populismo tecnológico.

¿Que es el populismo de la tecnología?
Una tendencia encabezada por trabajadores que adoptan sus propias tecnologías y se proporcionan herramientas de colaboración, las fuentes de información, redes y humanas – que requieren un mínimo o ningún apoyo permanente de una organización central de TI (Departamento de Informática, vulgarmente). “ o simplificado, cada vez más personas están en funcionamiento como su propio departamento de TI en el trabajo -yo me considero uno de ellos.-

Historia de las tendencias en los negocios de TI
En los 1980’s y 1990’s, en Estado Unidos las empresas empezaron a comprar miniordenadores para sustituir a los costosos y difícil de mantener mainframes (supercomputadoras) del pasado, que a su vez dio paso a la aparición de redes de PC, LAN, y cliente/servidor. La facilidad de uso y el costo de estos nuevos sistemas fueron la fuerza motriz alimentaron el cambio. Desde la nueva era de las aplicaciones web también son más baratas y más fácil de usar que la actual infraestructura de TI en la mayoría de las empresas tradicionales, ¿tiene sentido que el próximo movimiento en tecnología de la información sería la de transición a la computación basada en la web?

No tan rápido! Antes de que todo el mundo se adhiera plenamente al las iniciativas de aplicaciones web, hay algunas cosas a considerar. Aunque los usuarios están contentos con sus nuevos instrumentos que ofrecen a sí mismos, ¿cómo afecta esto el negocio?

Tendencia de adopcion del Populismo de la Tecnologia
Gráfico que muestra la tendencia de adopción de las nuevas tecnologías, tomado de ReadWriteWeb.

Usando Gmail, Google Docs, para trabajar, es esto correcto?
Cuando un empresa contrata un nuevo empleado le provee una laptop con el software de la empresa con que debe trabajar, Office, un programa para el coreo eléctrónico (Outlook o Lotus Notes generalmetne), con una web mail opcional, acceso a internet a través de una VPN, antiviurus, y/o antispyware y posibilidades de conectarse remotamente con otros equipos.

Un ejecutivo de Microsoft dijo recientemente a Forrester Research, Inc., que el 90% de las funcionalidades que requieren las empresas las proporciona Microsoft Office, pero usuarios ni siquiera saben las características del software que se les proporciona, por lo tanto, si las empresas van a seguir insistiendo en que los usuarios utilicen las aplicaciones de software de TI, entonces la empresa tiene la responsabilidad de asegurarse de que los usuarios sepan cómo utilizarlas.

Podría citar algunas de las funciones más comunes de office que ignoran los usuarios:

  • Como crear una tabla de contenido, o un índice de cuadros o gráficos o un índice alfabético todos de forma automática en Microsof Word, mediante la aplicación de estilos de formato.
  • Como dividir un documento en secciones y numerarlo con números de páginas, diferentes, ejemplo números romanos y ordinales, frecuentemente usado en tesis y trabajos de grado. Word.
  • Como insertar paginas horizontales en un documento con páginas de orientación vertical. Word.
  • Combinar correspondencia.
  • Como insertar audio en una presentación de Power Point
  • Como usar Microsoft Shared Point Services para compatir documentos con sus colegas en lugar de usar el correo eléctronico y evita su congestión.
  • Como insertar saltos de pagina en Excel

Es poco probable que el usuario sepa como sacarle el máximo provecho a los programas que tiene instalados, porque esta acostumbrado a usar servicios webs en su hogar que hacen las tareas más fáciles, encarnan el populismo de la tecnología – y recurren a las herramientas que usan en el hogar – como la mensajería instantánea, Facebook, Wikipedia, iPhones, dispositivos BlackBerry, e incluso PlayStations – para hacer su trabajo.

Es así como el empleado termina usando Gmail, para el Correo eléctrónico y Google Docs para compartir documentos que son dificiles de comprimir para enviar por email, sin que tarde mucho o se cuelgue. Y todo esto sucede mientras el Departamento de TI, Informática, Computación o como lo quieras llamar esta muy ocupado asegurándose de que sus ordenadores y servidores están protegidos y actualizados con los últimos parches de seguridad, y la red en sí misma sigue siendo de fuera sin intrusiones.

(Yo sé mucho de las personas con un perfil de MySpace decorado con Los últimos reproductores flash, pero que no se traduce necesariamente en un conocimiento de cómo llevar a cabo cálculos en una hoja de cálculo de Excel!)

Entre otras cosas se menciona por ejemplo que el uso del office online (como Google Docs) puede no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o si el usuario se equivoca intentando compartir el archivos con sus colegas y los hace accesible a todo público. La percepción que el usuario tiene de la facilidad de uso de Google Docs ha superado la necesidad de contar con la seguridad de su intercambio de datos procesados través de una conexión segura y conectado por sus servidores internos. Es esto aceptable? La mayoría de los administradores de TI diría, “diablos NO!”

Herramientas web que se autoproporcionan los usuarios para trabajar
Infografía de herramientas web que los usuarios se autoproporcionan trabajar, tomado de ReadWriteWeb

¿qué hacer cuando una aplicación web se cae o no hay internet?
Eso sucede.- ¿Dejar de producir o vender también?

Riesgo de dispersión de la información
Imagine esto: ¿dónde está ese archivo en Sharepoint?” Sí Sharepoint! Grrrh! Ahora imagina que además de la intranet de la empresa, los datos se ha desarrollado en toda la Web viven en blogs, wikis, podcasts, videocasts, y redes sociales. ¿Cómo encontrar entonces? ¿Y varias versiones del mismo archivo de residir fuera allí también?

El departamento de TI de cada empresa fácilmente puede tener de 100 solicitudes para apoyar con sólo los elementos básicos de Windows, Office y las aplicaciones empresariales. Mientras que los nuevos usuarios de la empresa, ya quieren usar Firefox en una página de una extranet corporativa que solo funciona solo bajo internet explorer porque requiere el plugin DjVu que funciona solo para este y para Nestcape; por ejemplo: extranets corporativas de literatura de servicio para reparaciones de productos, de empresas como Daimler, Caterpillar y General Motors.

También los usuarios nuevos quieren usar Flock, Google Docs, o cualquiera que sea el próximo “Super programa Ajax – Web 2.0″ que no son compatibles con las aplicaciones empresariales de la empresa y en los que la seguridad, en términos corporativos queda comprometida.

Vale la pena leerse este intersante artículo en Inglés y también ver los comentarios de han dejado los usarios. ¿Que opina usted?

El software en línea desafía al software de escritorio

He leido un articulo muy interesante sobre el software en linea, en The Wall Street Journal, me atrevo a publicarlo una version modificada y ampliada para no violar la propiedad intelectual, pero tampoco dejar de transmitir tan valiosa informacion.

El articulo que sigue es una version modificada de:

El software en línea desafía el poderío de Microsoft en la oficina
July 27, 2006 4:05 a.m.
Por Robert A. Guth
The Wall Street Journal

Los fabricantes de software y compañías de Web pronosticaron que Internet acabaría con el software de escritorio. En vez de comprar una copia de, digamos, Microsoft Office e instalarla en su computadora, usted iría a un sitio Web, para redactar y editar sus documentos los guardaría en línea. En comparación con el costo de comprar el software de Microsoft, el gasto sería diminuto o incluso grautito, y no tendría que pagarle a nadie para reparar o actualizar el programa.
Ahora este escenario se está volviendo realidad, gracias a varias compañías de software y algunos gigantes de Internet como Google. Hoy, una rápida búsqueda arroja varias alternativas baratas o gratuitas. Pero eso plantea una pregunta importante: ¿debería su compañía hacer el cambio? La respuesta: depende de sus necesidades y del tamaño de su empresa.

Estos programas son mucho más baratos, como son en línea, puede usarlos desde cualquier computadora haciendo mucho más fácil compartir con amigos y clientes. Se trata simplemente de conectase a una página Web y consultar los documentos que necesite.

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